(Päivitetty 20.2.2024)
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Pohjolan Siivous- ja Muuttopalvelut Oy
Y-tunnus: 3172979-3
Osoite: Suohaukantie 2 i 5,
Postinumero: 90250
Postitoimipaikka: OULU
Puhelinnumero: 041 317 3227
Sähköpostiosoite: info@pohjolansp.fi
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yritys: Pohjolan Siivous- ja Muuttopalvelut Oy
Nimi: Pekka Keränen
Osoite: Suohaukantie 2 i 5,
Postinumero: 90250
Postitoimipaikka: Oulu
Puhelinnumero: 041 317 3227
Sähköposti: info@pohjolansp.fi
3. Tietosuojavastaava
Yritys: Pohjolan Siivous- ja Muuttopalvelut Oy
Nimi: Pekka Keränen
Osoite: Suohaukantie 2 i 5,
Postinumero: 90250
Postitoimipaikka: Oulu
Puhelinnumero: 041 317 3227
Sähköposti: info@pohjolansp.fi Oy
- Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterissä olevien tietojen käsittely ja säilytys perustuu joko sopimussuhteeseen, henkilöltä saatuun suostumukseen tai yhtiön oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintannan edellytyksenä. Rekisterissä oleva voi koska tahansa pyytää oikaisemaan, korjaamaan, poistamaan tai saada nähdä mitä tietoja hänestä on tallennettu. Rekisteröidyllä on käytössä kaikki tietoturva-asetuksen mukaiset oikeudet.
Sähköpostiosoitteita ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön. Myös uutiskirjeen tilaajat voivat pyytää oikaisemaan, korjaamaan tai poistamaan tietonsa koska vain jolloin kirjeen toimittaminen heille päättyy.
Rekisterin tietoja käytetään seuraavasti:
– Asiakassuhteiden ylläpitoon
– Tilausten ja yhteydenottojen käsittelyyn
– Laskutukseen
– Asiakaspalveluun
– Tapahtumien järjestämiseen
– Yrityksen omaan markkinointiin
– Rekisterissä olevien oikeuksien toteuttamiseen
- Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Tietoja kerätään myös Metan (Facebook, Instagram ja Messenger) palveluissa mainosten tarjouspyyntö/hinta-arvio lomakkeista. Näitä tietoja säilytetään ainoastaan asiakkaan kontaktointivaiheeseen asti.
- Rekisterin tietosisältö
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutustiedot sekä tarvittaessa lupa / kielto käyttää tietoja markkinointiin ja viestintään. Tiedot ovat peräisin yhteydenotoista nettisivuilta, tarjouspyynnöistä, uutiskirjeen tilauslomakkeesta, tilauksista, asiakastapaamisista ja sopimuksista. Tiedot voivat olla myös peräisin Pohjolan Siivous- ja Muuttopalveluiden mainoksista Metassa (Facebook, Instagram & Messenger). Mainonnasta saadut tiedot on tällöin saatu asiakkaalta tarjouspyyntö/hinta-arvio -lomakkeista.
- Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään asiakkaan luvalla niin kauan kuin asiakassuhde katsotaan olevan aktiivinen. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään maksimissaan 36 kk oikeutettuun etuun perustuen. Kirjapitolakien edellytys on, että tietoja tulee säilyttää 5 vuotta vahvistetusta tilinpäätöksestä. Tässä mielessä osaa tiedoista säilytetään näiden lakien ja asetusten mukaisesti. Metan (Facebook, Instagram ja Messenger) palveluissa mainosten tarjouspyyntö/hinta-arvio lomakkeista saatuja tietoja säilytetään ainoastaan asiakkaan kontaktointivaiheeseen asti.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoja: Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, Metan mainosalustalta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.
- Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
- Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voi asiakas kieltää evästeiden keräämisen “kiellä evästeet” -napilla. Lisäksi useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
- Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
- Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.